Handleiding online inschrijven

Hier kan u de verschillende stappen voor de inschrijvingsprocedure Open Oproep terugvinden. De inschrijvingsprocedure verloopt volledige via de website. Onderstaand kan u lezen hoe u onder andere uw portfolio upload, waar u nieuwe tijdelijke verenigingen aanmaakt of hoe u een reeds bestaande tijdelijke verenigingen opnieuw selecteert.

Minimumeisen om zich kandidaat te stellen voor de Open Oproep

Met het correct invullen en uploaden van het UEA verklaart de kandidaat dat hij of zij zich niet bevindt in één van de uitsluitingsgronden (zoals bepaald in de artikelen 67 tot en met 69 van de Wet inzake Overheidsopdrachten) in verband met fiscale en sociale schulden en de facultatieve uitsluitingsgronden. Als de kanidaat zicht toch bevindt in één van deze uitsluitingsgronden, dan mag de kandidaat steeds aantonen hoe hij of zij dit heeft willen remediëren (zie reglement p6 en p7)

Het ingeven van de motivatie, drie referentieprojecten en het portfolio maakt het mogelijk om de technische en de beroepsbekwaamheid te beoordelen.

 

 

01. Openen website Vlaams Bouwmeester

Ga naar www.vlaamsbouwmeester.be en selecteer  ‘Open Oproep’ onder ‘Instrumenten’. U komt vervolgens op de pagina waar u alle informatie over de Open Oproep kan vinden

Op deze Open Oproep pagina kan u onderaan de projecten van de laatste Open Oproep bekijken, alsook onder het item 'projecten'. Als u klikt op de pagina 'Projecten' kan u voor alle Open Oproepen de bundel met alle projecten terugvinden onder 'meer info'

homepage

open oproep

02. Registreren voor de Open Oproep

**enkel van toepassing indien u nog nooit deelnam aan de Open Oproep

Via de pagina 'Ontwerpers' kan u zich registreren voor de Open Oproep. U vult uw gegevens en u klikt op 'bevestigen'. Uw gegevens worden doorgestuurd en u kan deze gegevens, nadat uw account werd geactiveerd, zelf aanpassen

Ook als u zich wenst in te schrijven met een tijdelijke vereniging is het nodig dat uw bureau geregistreerd is. U kan later bij de inschrijvingsprocedure uw tijdelijke vereniging vormen en een inschrijving voor deze tijdelijke verenigig indienen. Enige voorwaarde is dat alle partners uit de tijdelijke vereniging zich ook geregistreerd hebben en beschikken over een account bij de Vlaams Bouwmeester. Het is dus niet de bedoeling om een tijdelijke vereniging te registreren via deze pagina.

Na uw registratie ontvangt u via mail uw login en een tijdelijke link die u kan gebruiken om een wachtwoord in te geven. Met de login en het paswoord kan u nadien inloggen op de pagina 'ontwerpers'.

link registratie

 

Registratieformulier

03. Inloggen op www.vlaamsbouwmeester.be

Na het registreren, het ontvangen van uw login en het aanmaken van een paswoord beschikt u over alle gegevens om in te loggen voor de Open Oproep. Als u deze gegevens ingeeft op de 'ontwerpers' pagina, kan u inloggen en kan u starten met het indienen van uw kandidaturen.

Inloggen

04. Aanpassen van 'Mijn gegevens' Contactgegevens, ondernemingsnummer en het UEA

Uw contactgegevens zijn belangrijk voor het Team Vlaams Bouwmeester. Aan de hand van deze gegevens brengen wij u op de hoogte van selecties, briefings en gunningen. Kijk regelmatig deze gegevens na om te voorkomen dat er communicatieberichten verloren gaan.

Naast uw contactgegevens dienen wij ook te beschikken over uw ondernemingsnummer. Aan de hand van dit ondernemingsnummer kan Team Vlaams Bouwmeester de gegevens met betrekking tot de fiscale, sociale en economische verplichtingen van Belgische bureaus nakijken.

Mijn gegevens Open Oproep

05. Aanpassen van 'Mijn documenten' Het UEA en eventuele andere documenten

Elk bureau dat geregistreerd is bij het Team Vlaams Bouwmeester is verplicht een UEA in te dienen. Het UEA dat u indient onder 'Mijn documenten' is een document waarin u verklaart dat u voldoet aan de fiscale, sociale en economische verplichtingen om te kunnen deelnemen aan openbare procecures (en vervangt de vroegere verklaring op erewoord). Zo lang de inhoud correct is, blijft het UEA geldig en hoeft u geen nieuw UEA op te laden.

Bij de opmaak van het UEA hoeft u ook geen rekening te houden met eventuele onderaannemers waarmee u eventueel zal samenwerken bij latere Open Oproep projecten.

Meer informatie over het aanmaken van het UEA vindt u op 'Mijn documenten'. Om het bestand te downloaden klikt u met de rechtermuisknop op de link en selecteert u 'doel opslaan als' (of equivalent).

Indien u in de volgende fase voor een project wordt geselecteerd, zal u samen met de offerte een nieuw UEA moeten indienen. Hier kan u uw eventuele onderaannemers voor het specifieke project vermelden.

Mijn documenten Open Oproep

06. Mijn Open Oproepen

Nadat u bent ingelogd komt u op de 'Mijn Open Oproep' pagina.

  • Links vindt u de kolom met de actieve Open Oproep. Rechts kan u informatie vinden over uw voorgaande kandidaturen
  • Via 'Download projectbundel' kan u het projectenoverzicht in printbaar formaat downloaden.
  • Als er de kandidaatstelling actief is, kan u klikken op 'Stel u kandidaat' en krijgt u een overzicht van de verschillende projecten waarvoor u zich kandidaat kan stellen

Mijn Open Oproep pagina

07. Projecten selecteren en bevestigen

Nadat u 'Stel u kandidaat voor Open Oproep' hebt aangeklikt, krijgt u het overzicht van projecten waarvoor u zich kandidaat kan stellen.

  1. U klikt het project aan waarvoor u kandidaat bent
  2. Kies tussen de 'inschrijving als bureau' of 'inschrijven als tijdelijke vereniging' (zie punt 08)
  3. Vul uw 'ambitie' aan
  4. Vul uw 'intentie tot samenwerken' aan
  5. Geef 3 referentieprojecten in
  6. Bevestig het project (het project wordt toegevoegd aan uw projectenoverzicht, het wordt nog niet definitief bevestigd)

Nog dit: u kan tijdens het selecteren van projecten, het invullen van motivatie en intentie tot samenwerken,... steeds afsluiten nadat u op bevestigen hebt geklikt. Dit bewaart uw gegevens zodat u de volgende maal bij het inloggen uw kanidatuurstelling kan verderzetten. Er wordt niets verzonden naar de Vlaams Bouwmeester zo lang u niet op de finale pagina op de knop 'bevestig kandidaturen' hebt geklikt. De melding 'Bent u zeker dat u de kandidaturen wil bevestigen? U kan achteraf geen wijzigingen meer aanbrengen in de kandidaturen.' bovenaan de finale bevestigingspagina kondigt de finale bevestiging aan.

Overzicht nieuwe projecten Open Oproep

 Motivatie en intentie tot samenwerking

08. Bureau, Tijdelijke Vereniging of intentie tot samenwerken?

Wat is het verschil tussen deze termen?

  • Bij een kandidaatstelling met een tijdelijke vereniging (TV) verbinden de partners van de TV zich ertoe om exclusief met elkaar samen te werken voor een bepaald project. Leden van de TV kunnen geen kandidaat zijn als bureau of in een andere TV voor hetzelfde project.
  • Bij een kandidaatstelling als bureau stelt men zich kandidaat zonder zich te verbinden aan een ander team
  • In beide gevallen is een intentie tot samenwerken met één of meerdere andere teams mogelijk. Dit gaat in de meeste gevallen om specifieke deskundigheden of om teams die zich niet aan één inschrijving willen binden. Bij een intentie tot samenwerking wordt de samenwerking opgestart op het moment dat het bureau of tijdelijke vereniging is geselecteerd in de eerste selectieronde en wordt uitgenodigd voor het indienen van een offerte. Op dit moment moet de samenwerking concreet gemaakt worden. 

Wanneer gebruikt men welke inschrijvingsvorm?

  • Deze afweging wordt het best gemaakt door de inschrijver zelf
  • Indien men oordeelt dat men intern in het bureau beschikt over alle deskundigheden die nodig zijn om het project te volbrengen, dan kan men al dan niet opteren om in te schrijven als bureau
  • Indien men oordeelt dat er bijkomende deskundigheden moeten worden toegevoegd aan het eigen bureau dan kan men een TV samenstellen. Een TV kan gebaseerd zijn op vroegere samenwerking, op een specifieke complementariteit tussen de bureaus,... . Het samenstellen van een TV is niet vrijblijvend. Het is een engagement ten aanzien van de opdrachtgever dat de teams in de TV effectief zullen samenwerken en dat er bewust is gekozen voor het verbreden van de deskundigheden.
  • Een intentie tot samenwerken geeft aan dat men zich bewust is van het feit dat er in de loop van het ontwerpproces bijkomende deskundigheid nodig is om te komen tot een gefundeerde visie. Deze deskundigheid is niet noodzakelijk specifiek aan één bureau. Dit kan ook zo worden omschreven in de intentie tot samenwerken bv:"Er zal samengewerkt worden met een stabiliteitsingenieur en een landschapsarchitect". Evengoed kan de intentie tot samenwerken zich wel toespitsen op een specifiek bureau. Dit bureau kan dan ook worden vermeld maar is niet exclusief gebonden aan deze kandidatuur. Dit wil zeggen dat het team waarmee men wil samenwerken ook in de 'intenties tot samenwerken' van overige teams kan voorkomen. Het team dat bij de 'intentie tot samenwerken' wordt vermeld moet ook niet noodzakelijk geregistreerd zijn bij de Vlaams Bouwmeester.
  • Ook een tijdelijke vereniging kan de intentie tot samenwerking ingeven indien de TV samenwerkingsverbanden voorstelt die worden aangegaan op het moment van selectie

09. Hoe een tijdelijke vereniging selecteren of aanmaken?

Na het aanduiden van het project waarvoor men zich kandidaat wil stellen, kiest men de inschrijvingsvorm (bureau of tijdelijke vereniging)

Inschrijven met een bestaande tijdelijke vereniging

  • Bij 'Inschrijven als tijdelijke vereniging' kan men onder 'Kies een tijdelijke vereniging' een tijdelijke vereniging selecteren waarmee reeds voor andere Open Oproep projecten werd gekandideerd. U duidt vervolgens bij 'Kies een bureau dat als contactpersoon optreedt' aan welk team als contact optreedt. Dit is het team dat Team Vlaams Bouwmeester zal contacteren in geval van vragen, selecties, mededelingen,...

Inschrijven met een nieuwe tijdelijke vereniging

  1. Staat de gewenste tijdelijke vereniging (TV) niet in de drop-down dan kan men een nieuwe TV aanmaken onder 'Nieuwe tijdelijke vereniging'. Een lightbox verschijnt en u kan enkele letters van de naam van uw partnerbureau ingeven. Een drop down geeft alle geregistreerde bureaus weer die aan uw ingetypte term voldoen. Om meerdere bureaus toe voegen plaats u een komma achter het eerste geselecteerde zoekresultaat en u herhaalt voorgaande om uw 2de bureau toe te voegen. Er staan geen beperkingen op het maken van een TV. Uw eigen bureau wordt automatisch toegevoegd aan de tijdelijke vereniging. Het is dus niet nodig om dit zelf nog eens toe te voegen.
  2. U bevestigt de TV door op 'Nieuwe tijdelijke vereniging aanmaken' te klikken. U kan deze nieuwe TV nu selecteren in de lijst met tijdelijke verenigingen. U geeft het contactbureau voor deze TV in voor dit project

Vervolgens vult u de motivatie en intentie tot samenwerking aan en u bevestigd om naar de volgende stap te gaan.

Tijdelijke vereniging selecteren

Nieuwe Tijdelijke Vereniging aanmaken

10. Referentieprojecten opgeven

Om deel te kunnen nemen aan de Open Oproep dient u drie referentieprojecten op te geven. Op deze manier kunnen we onmiddelijk zien of u aan de minimumeisen voor deelname aan Open Oproep voldoet. 

Gelieve per project drie referentieprojecten (titel en locatie) op te geven die u het meest relevant acht voor de opdracht waarvoor u kandidaat bent. Een inhoudelijke toelichting, afbeeldingen en bijkomende info kan u verwerken in uw portfolio.

Ingeven van referentieprojecten

11. Toevoegen, aanpassen of verwijderen van geselecteerde projecten

Na het ingeven van uw 'inschrijvingsvorm' (bureau of TV), uw 'motivatie' en uw 'intentie tot samenwerking' komt u op de overzichtspagina van de door u geselecteerde projecten. Op deze pagina kan u:

  • uw portfolio invoeren (voor uw bureau of tijdelijke vereniging)
  • Bijkomende projecten toevoegegen via de knop '+Voeg project toe' (rechts boven). Als u hier op klikt komt u op de overzichtspagina van de projecten. 
  • Projecten verwijderen via de knop 'Verwijder' onder de luchtfoto. Deze knop verwijdert het geselecteerde project.
  • Projecten aanpassen via de knop 'Pas aan' onder de luchtfoto van desbetreffende project. U kan hier de 'inschrijvingsvorm', 'motivatie', 'intentie tot samenwerken' en de opgegeven referentieprojecten wijzigen

Overzicht geselecteerde projectenVoeg een project toe:

Bijkomende projecten selecteren

U vult opnieuw uw motivatie, intentie tot samenwerking en referentieprojecten in en u klikt op bevestigen. Vervolgens is het project toegevoegd aan uw overzicht:

Overzicht meerdere projecten

 

12. Uploaden en inhoud portfolio

Na het ingeven van uw 'inschrijvingsvorm' (bureau of TV), 'ambitie', 'intentie tot samenwerking' en 3 referentieprojecten kan u uw portfolio uploaden.

  • Na het klikken op 'Kies bestand' kan u via een verkenner venster uw portfolio selecteren
  • met de knop 'opladen' voegt u het portfolio toe aan uw kandidatuur

Bepalingen omtrent het portfolio:

  • Het portfolio mag maximaal 50MB groot zijn
  • Het portfolio mag enkel in .pdf, .doc of .docx formaat worden ingediend
  • Er wordt een portfolio gevraagd voor elk bureau en voor elke tijdelijke vereniging die zich kandidaat stelt. Er kan geen portfolio worden ingediend voor elk afzonderlijk project. Wel kunnen de projecten waarvoor men kandidaat is worden uitgelicht in het portfolio van desbetreffende bureau of tijdelijke vereniging

Inhoud van het portfolio:

  • Minimaal moet elke portfolio minimaal 3 projecten, al dan niet gelijkaardig, in eigen naam omvatten die toelaten het conceptuele vermogen te beoordelen. De projecten kunnen zowel realisaties als niet gerealiseerde ontwerpen betreffen.
  • Het portfolio is vormt de voorstelling van uw bureau of tijdelijke vereniging bij de opdrachtgever. Op basis van dit portfolio zal de selectie van de ontwerpteams voor de verschillende projecten gebeuren
  • Zorg dat het portfolio voldoende wervend is. Synthetiseer de boodschap, gebruik heldere en leesbare teksten en voldoende beeldmateriaal
  • Structureer uw portfolio. Zorg dat alle elementen die u wil overbrengen aan bod komen. Mogelijke onderdelen zijn de voorstelling van het team, korte bureaupresentatie, visie van het team, referentieprojecten, taakverdeling binnen de tijdelijke vereniging, werkwijze,...

Het portfolio zal door de selectiecommissie worden getoetst op technische bekwaamheid op basis van volgende selectiecriteria:

  1. De algemene ontwerpmatige deskundigheid met betrekking tot de projectopdracht (het eerste criterium) vormt een toetsing van de capaciteit van de ontwerper om door middel van zijn ontwerp doelstellingen te realiseren die niet louter beperkt zijn tot het ontwerp op zich, maar eveneens vorm geven aan het publiek opdrachtgeverschap. Kandidaten dienen aan te tonen dat ze, door rekening te houden met de context van de ruimtelijke opgave, de publieke functie van het ontwerp maximaal kunnen waarborgen. Er wordt aldus een inzicht in de maatschappelijke opdracht gevraagd die een algemene meerwaarde biedt naast de specifieke functie van het gebouw. 
  2. De vakbekwaamheid (het tweede criterium) betreft de deskundigheid van de ontwerper m.b.t. alle aspecten van het ontwerp tot de realisatie en de nazorg van ruimtelijke projecten. Ook bijvoorbeeld erkenningen door derden zoals architectuurprijzen, vermeldingen in nationale en internationale tijdschriften en vakliteratuur, of academische prestaties vallen onder dit criterium.
  3. De relevante ervaring (het derde criterium) toetst specifieke referenties van de ontwerper. In het kader van dit criterium is het bijvoorbeeld mogelijk te verwijzen naar eerdere ontwerpen of gerealiseerde projecten, en ook naar onderzoek, stages of samenwerkingen die in het verleden hebben plaatsgevonden. Een ontwerper kan alle ervaringen die mogelijk relevant zijn voor de opdracht vermelden; er zijn aldus geen specifieke referenties per opdracht vereist.

Opladen portfolio

 

Portfolio opgeladen en in orde

13. Bevestigen van uw kandidaturen

Nadat u alle projecten hebt geselecteerd en u voor elke inschrijvingsvorm een portfolio hebt opgeladen, kan u uw projecten bevestigen.

  • Dit kan u doen door te klikken op de knop 'bevestig kandidaturen'
  • U kan de verschillende inschrijvingsvormen afzonderlijk bevestigen.
  • U komt vervolgens op de bevestigingspagina voor uw projecten. Dit is de finale stap in uw kandidaatstelling.
  • Als u vervolgens klikt op 'bevestigen' worden uw projecten defintief bevestigd en naar de Vlaams Bouwmeester gestuurd. U (en eventuele partners in de TV) ontvangen een bevestigingsmail van de inschrijving.

Bevestigen van de kandidaturen

Bevestigingspagina

Pagina bevestigde en te bevestigen projecten