Handleiding kandidaatstelling Open Oproep voor ontwerpteams

• Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) is een ‘eigen verklaring’ over de uitsluitingsgronden, financiële toestand, de bekwaamheden en de geschiktheid van ondernemingen voor een aanbestedingsprocedure. 
• Om deel te nemen aan de Open Oproep moet elk bureau een UEA opladen.
• Een UEA-document is geldig zo lang de inhoud ervan correct is.
• Een UEA is een pdf-bestand.

Het Team Vlaams Bouwmeester heeft een model voor het UEA opgemaakt. Dit model is opgemaakt in XML-formaat. Dit formaat is enkel ‘leesbaar’ voor de website waar je het model kan invullen. Je kan dit document niet bewerken met een app op jouw computer. Volg volgende stappen voor het aanmaken van een UEA: 

1. Download (rechter muisknop > opslaan als) het bestand  ESPD_Request.xml
2. Surf naar de UEA-service https://uea.publicprocurement.be/ en kies je taal. 
3. Geef aan dat je een ondernemer bent. 
4. Kies vervolgens de optie ‘Een UEA (aanvraag of antwoord) importeren’. 
5. Importeer het ESPD_Request dat je in stap 1 hebt gedownload. 
6. Geef aan in welk land je je bevindt (domicilie van het bureau waarmee je kandideert). 
7. Vul delen II tot en met V aan (een handtekening hoeft niet). 
8. Klik op de knop ‘overzicht’. 
9. Download, onderaan de pagina, het document ‘in beide formaten’. 
10. Open de website www.vlaamsbouwmeester.be, ga naar Mijn Open Oproep > Mijn profiel > Upload het pdf-document bij ‘1. Uitsluitingsgronden > UEA > wijzig’ en geef de datum waarop het UEA is aangemaakt in. 
11. Klik op ‘opslaan’ en klaar. 

Je kan ook steeds de uitgebreide handleiding voor het aanmaken van een UEA downloaden.

Neen, met dit UEA verklaar je dat je jezelf niet bevindt in één van de verplichte uitsluitingsgronden, de uitsluitingsgronden in verband met fiscale en sociale schulden, en de facultatieve uitsluitingsgronden. (art. 67 tot en met 69 van de Wet Overheidsopdrachten). Het Team Vlaams Bouwmeester zal dit controleren via de documenten op de Kruispuntbank van Ondernemingen (voor Belgische ondernemingen) en via de opgevraagde documenten van de niet-Belgische kandidaten.

Pas wanneer je wordt uitgenodigd voor het indienen van een offerte zal je je onderaannemers moeten vermelden in het UEA dat je indient bij de offerte. Het UEA bij de offerte is een ander UEA dan datgene dat zich in jouw profiel bevindt.

Onderaannemers moeten nooit een UEA indienen, tenzij je bij de kandidaatstelling een beroep doet op de draagkracht van deze onderaannemer. In dit geval zal de onderaannemer ook een UEA moeten indienen. Dit is echter pas van toepassing op het moment dat je je effectief kandidaat stelt voor een specifiek project.

Het UEA in het profiel is geldig zolang de inhoud correct is.

Het UEA is een ‘eigen verklaring’ over de uitsluitingsgronden, financiële toestand, de bekwaamheden en de geschiktheid van ondernemingen voor een aanbestedingsprocedure. Zo lang de toestand van een onderneming niet wijzigt, is het niet noodzakelijk om een nieuw UEA aan te maken. We proberen hiermee de administratieve last voor kandidaten zo laag mogelijk te houden.

Niet-Belgische bureaus moeten deze documenten opladen in hun profiel:

1. Bewijs van naleving van socialezekerheidsverplichtingen
2. Bewijs van naleving van fiscale verplichtingen
3. Bewijs van niet-faillissement en financiële status

Documenten van niet-Belgische ondernemingen betreffende de uitsluitingsgronden zijn bij voorkeur opgemaakt in het Nederlands of het Engels. Indien de documenten niet beschikbaar zijn in het Engels, mogen ze worden opgeladen in de taal van uitgifte.

Als deze documenten niet (tijdig) kunnen worden voorzien, dan volstaat een verklaring op eer, opgemaakt door het bureau zelf. De kandidaat voegt na ontvangst deze documenten zo snel mogelijk toe aan diens profiel.

Deze documenten blijven geldig tot en met 180 dagen na uitgifte (datum op het document)

Documenten met het bewijs van naleving van socialezekerheidsverplichtingen, naleving van fiscale verplichtingen en niet-faillisement en financiële status hebben vaak lokale equivalenten of bestaan in sommige landen niet. Via de website van de Europese gemeenschap kan je terugvinden wat de equivalenten van de gevraagde documenten zijn in de EU-lidstaten. 

Ben je afkomstig uit een EU-lidstaat, dan kan je meer informatie vinden via https://ec.europa.eu/tools/ecertis/ 

• Selecteer je land bij ‘General search’
• Vink bovenaan ‘Criteria’ aan en zoek in de lijst naar de criteria ‘Payment of taxes’, ‘Payment of social security obligations’ en ‘Insolvency’. 
• Klik bij het criterium rechts op het vergrootglas om de gekoppelde bewijsstukken te kunnen zien die voor jouw land gelden. 

Indien geen equivalenten bestaan volstaat een verklaring op eer. 

Niet altijd. Bij de kandidaatstelling wordt voor elk project afzonderlijk bepaald of een lidmaatschap noodzakelijk is. Als je je kandidaat stelt voor een project waarbij een lidmaatschap noodzakelijk is, dan kan je:

• jezelf als bureau kandidaat stellen als je over een lidmaatschap beschikt.
• jezelf en (een) ander(e) bureaus kandidaat stellen als tijdelijke maatschap waarbij minstens één van de partners over een lidmaatschap moet beschikken.
• voor het lidmaatschap van de Orde van Architecten kan je GEEN beroep doen op de draagkracht van een onderaannemer.

• Een bewijs van lidmaatschap van de beroepsorde van architecten in jouw land.
• Voor sommige projecten is dit verplicht, maar niet voor allemaal.

Voor Belgische kandidaten

Als je lid bent van de Vlaamse of Waalse Orde van Architecten: vul je lidnummer in.

Voor niet-Belgische kandidaten

Als je lid bent van de beroepsorde van architecten: laad een document op dat dit bewijst.

Je kan een bureau toevoegen aan de kandidatuur dat wel aan deze voorwaarde voldoet. Het volstaat dat één van de kandidaten aan de voorwaarde voldoet.

Binnen het bureau kan een zaakvoerder of een werknemer (met een arbeidsovereenkomst bij de onderneming) lid zijn van de Orde van Architecten. Het lidmaatschap kan zowel op naam staan van een persoon als op naam van de onderneming.

Niet altijd. Bij de kandidaatstelling wordt voor elk project afzonderlijk bepaald of een lidmaatschap noodzakelijk is. Registratie als ruimtelijke planner is enkel vereist als in de opdracht de opmaak van een RUP is inbegrepen. Dit komt in Open Oproep weinig voor. 

Voor sommige opdrachten (waar de opmaak van een Ruimtelijk Uitvoeringsplan is inbegrepen) is een registratie in het register van ruimtelijke planners noodzakelijk.
 Meer informatie op de site van het Departement Omgeving van de Vlaamse overheid.
 Als je je kandidaat wil stellen voor een Open Oproep project, dan wordt er voor elk project aangegeven aan welke voorwaarden je moet voldoen. Enkel als je je kandidaat wil stellen voor een project waarbij een geregistreerd ruimtelijke planner noodzakelijk is, zal deze informatie moeten aangevuld worden. Je kan deze informatie steeds aanvullen of wijzigen zodat ze bij de kandidaatstelling beschikbaar is. Deze info kan natuurlijk ook aangevuld worden tijdens de kandidaatstelling zelf.

Als je een ruimtelijke planner bent, dan kan je je steeds laten registreren, ook buitenlandse planners, als je aan de vereisten voldoet.

De registratie als ruimtelijke planner is enkel belangrijk als je je kandidaat wil stellen voor een project waarbij een registratie als ruimtelijk planner noodzakelijk is. Of deze registratie noodzakelijk is, kan je terugvinden in de projectfiches tijdens de kandidaatstelling.

Meer informatie kan je vinden op https://omgeving.vlaanderen.be/nl/ruimtelijk-beleid-en-planning/bestemmingsplannen-grups-gewestplan/register-ruimtelijke-planners 

Dit kan zowel de zaakvoerder zijn als een medewerker met een arbeidsovereenkomst bij de onderneming. 

Dan heb je op het moment van de kandidaatstelling twee opties: 

1. Je stelt je kandidaat als een tijdelijke maatschap met een ander bureau dat projecten heeft ingevuld. 
2. Je doet een beroep op de draagkracht van een onderaannemer en diens project(en). 

In beide gevallen kan het aantal projecten worden opgeteld zodat je aan drie projecten komt. Je zal een van beide opties kunnen kiezen op het moment dat je je kandidaat stelt voor een project binnen Open Oproep. 

• Je moet drie projecten opgeven. 
• Het ereloon of de wedstrijdvergoeding moet minstens 1.000 euro bedragen. 
• Het project moet in de laatste drie jaar het stadium van wedstrijdontwerp, voorontwerp, stedenbouwkundige vergunning, uitvoeringsdossier, uitvoering van de werken, voorlopige oplevering of beëindiging van de studieopdracht (masterplannen,…) bereikt hebben. 

Neen, dit moeten projecten zijn die je in eigen naam hebt uitgevoerd. Deze projecten dienen enkel om aan te tonen dat je professioneel actief bent als ontwerper. Deze projecten worden niet inhoudelijk beoordeeld. Heb je geen drie eigen projecten en wil je toch deelnemen aan de Open Oproep, dan zal je je kandidaat moeten stellen in een tijdelijke maatschap of een beroep moeten doen op de draagkracht van een onderaannemer. 

We zijn verplicht om minimumvereisten op te leggen aan kandidaten die willen kandideren voor Open Oproep. Deze verplichting komt uit de wetgeving overheidsopdrachten. We hebben gekeken hoe we deze drempel zo laag mogelijk kunnen houden. Het is immers onze doelstelling om een zo breed mogelijk veld van ontwerpers toegang te geven tot de Open Oproep. We vragen je enkel om aan te tonen dat je actief bent als ontwerper. Je kan dit bijvoorbeeld aantonen door een deelname aan een architectuurwedstrijd waar je een vergoeding van minstens €1.000 voor ontving of door het ingeven van een ontwerpopdracht die je hebt gefactureerd aan een klant. Je stelt je immers kandidaat voor het uitvoeren van een overheidsopdracht en dus mogen we verwachten dat je ervaring hebt met de inhoudelijke, praktische en financiële aspecten van architectuuropdrachten of ruimtelijke visievorming.

Deze projecten worden niet inhoudelijk beoordeeld. De beoordeling voor het maken van selecties gebeurt op basis van specifieke referentieprojecten die we opvragen in de kandidaatstellingsmodule.

Er zal geëvalueerd worden in hoeverre je blijk geeft van inzicht in de uitdagingen die de opdracht stelt. De kwaliteit van je eerste lezing van de bestaande context, de randvoorwaarden en de uitdagingen van de opdracht wordt hier beoordeeld. 

Opgelet: er worden géén ontwerpvoorstellen verwacht. Indien deze worden ingezonden, zal er geen rekening mee worden gehouden. 

Beoordelingselementen zijn onder andere de aandacht voor de context van de opgave, de toekomstbestendigheid (duurzaamheid, geschiktheid voor hergebruik, …), de gebruikswaarde (bruikbaarheid, functionaliteit, doelmatigheid, …) en de belevingswaarde (aantrekkelijkheid, vertrouwdheid, …). Hoe substantiëler jouw rol bij de totstandkoming van de referentie, hoe positiever de opdrachtgever dit zal laten doorwegen in de beoordeling. 

De beoordeling gebeurt op een globale, algemene en gemotiveerde wijze. Het feit dat hier een aantal beoordelingselementen worden opgesomd, doet hier geen afbreuk aan. Er wordt geen afzonderlijk gewicht toegekend aan specifieke elementen en deze worden niet systematisch getoetst.  

Als je niet beschikt over een specifieke referentie, dan heb je 2 mogelijkheden:

1. Je stelt je kandidaat samen met een andere onderneming (als een tijdelijk maatschap) dewelke wel beschikt over een specifieke referentie.
2. Je kan beroep doen op de draagkracht van een onderaannemer.

Je mag hier ook specifieke referenties ingeven die je hebt uitgevoerd bij een andere onderneming. 

Je hoeft hiervoor geen beroep te doen op de draagkracht van die andere onderneming. Je vermeldt wel dat je dit project uitvoerde bij een andere onderneming en wat jouw rol was in het project.