Nieuwe procedure Open Oproep ‘Mededingingsprocedure met onderhandeling’ vervangt de ‘Ontwerpenwedstrijd gevolgd door een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking’

De nieuwe wet op de overheidsopdrachten was de aanleiding voor een vernieuwde Open Oproep procedure. De belangrijkste wijziging is het wegvallen van de anonieme fase. Tevens werd het online platform Mijn Open Oproep vernieuwd en uitgebreid. Zo is het vanaf Open Oproep 37 verplicht om offertes online in te dienen.

Nieuwe wettelijke basis voor Open Oproep

De Open Oproep werd in 1999 door de eerste Vlaamse Bouwmeester, bOb Van Reeth, in het leven geroepen als instrument voor de begeleiding van publieke bouwheren bij de gunning van architecturale en infrastructurele opdrachten en masterplannen. Al bijna twintig jaar maakt de Open Oproep deel uit van de dagelijkse praktijk van het Team Vlaams Bouwmeester. We zijn voortdurend op zoek naar manieren om de Open Oproep aan te passen aan nieuwe inzichten, nieuwe evoluties en technische mogelijkheden.

De nieuwe wet inzake overheidsopdrachten bood opportuniteiten voor een verdere verbetering van de Open Oproep procedure. Het Team Vlaams Bouwmeester heeft deze nieuwe wetgeving aangegrepen om, naast de nieuwe verplichtingen die werden opgelegd, meer flexibiliteit voor opdrachtgevers, een vereenvoudiging van de selectiefasen en een verdere digitalisering van de procedure door te voeren.

Dit alles resulteerde in een nieuw reglement voor de Open Oproep dat werd goedgekeurd door de Vlaamse Regering op 22 juni 2018 en dat van toepassing zal zijn voor alle projecten vanaf Open Oproep 37.

Een eenvoudigere procedure

De nieuwe procedure is aanpasbaar aan de noden van elk individueel project, neemt minder tijd in beslag en betekent een administratieve vereenvoudiging. Dit alles zonder in te boeten op de kwalitatieve beoordeling van de offertes.

Tot en met editie 36 bestond de Open Oproep formeel uit twee procedures die elkaar naadloos opvolgden:

  1. Een ‘ontwerpenwedstrijd’, waarbij enkele geselecteerde ontwerpteams een schetsontwerp uitwerkten, die door een jury anoniem werd beoordeeld.
  2. Een ‘onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking’, waarbij  de laureaten van de ontwerpenwedstrijd hun voorstel presenteerden en met hen werd onderhandeld met het oog op het gunnen van de opdracht.

Vanaf Open Oproep 37 wordt dit teruggebracht tot één enkele procedure: een ‘mededinging met onderhandeling’.
Het belangrijkste gevolg hiervan is dat het anoniem indienen en de beoordeling van de anonieme dossiers komen te vervallen. Er worden dan ook geen laureaten meer aangeduid en alle teams die een offerte indienen, worden meegenomen in de onderhandeling, die nog steeds start met de presentatie van de offertes door de ontwerpteams.

Het ‘reglement Open Oproep’ dient als aanzet voor het uitschrijven van de projectgebonden procedure. In overleg met de Vlaamse Bouwmeester kunnen opdrachtgevers afwijken van het reglement of het reglement verder verfijnen. Zo kunnen bijvoorbeeld de gunningscriteria, het aantal geselecteerden, de in te dienen documenten,… aangepast worden op maat van het project.

Wijzigingen bij de kandidaatstelling

Één Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) voor alle Open Oproepen

Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) is een eigen verklaring over de financiële toestand, de bekwaamheden en de geschiktheid van ondernemingen voor een openbare aanbestedingsprocedure. Het is in alle EU-talen beschikbaar en wordt als voorlopig bewijs gebruikt dat aan de vereiste voorwaarden voor deelname aan openbare aanbestedingsprocedures in de hele EU wordt voldaan.

Een UEA wordt door alle bureaus opgeladen in 'Mijn Open Oproep'. Dit document is geldig zolang de inhoud ervan correct is. Ontwerpteams kunnen altijd een nieuw document opladen met aangepaste gegevens.

Het UEA wordt opgeladen in pdf-formaat, maar is eenvoudig te herbruiken en aan te passen als XML-document. Een handleiding voor het werken met XML en de online bewerkingsmodule vindt u op deze pagina.

Technische en beroepsbekwaamheid

De drempel om zich kandidaat te kunnen stellen voor Open Oproep projecten wordt bewust nog steeds zeer laag gehouden. Om de technische en beroepsbekwaamheid aan te tonen volstaan drie referentieprojecten. Dit zijn projecten die in eigen naam zijn uitgevoerd, in een eigen bureau of in dienst bij een werkgever (in dit laatste geval dient de rol in het project te worden geduid). Dit mogen ook onderzoeks- of studieprojecten zijn. Ze moeten opgenomen zijn in het portfolio. Indien een kandidaat niet de drie vereiste referentieprojecten kan voorleggen, kan hij of zij referentieprojecten van één of meerdere onderaannemers indienen bij de kandidaatstelling op voorwaarde dat er in het portfolio een UEA van deze onderaannemer(s) wordt toegevoegd.

Sociale, fiscale en financiële verplichtingen

Voor bureaus die gevestigd zijn in België worden de sociale, fiscale en financiële bewijsstukken opgevraagd via de kruispuntbank. Daarom is het belangrijk dat alle teams hun ondernemingsnummer invullen in Mijn Open Oproep.

De documenten voor niet-Belgische teams kan het Team Vlaams Bouwmeester niet zelf ophalen. Bureaus die gevestigd zijn buiten België moeten daarom volgende stukken opladen in 'Mijn Open Oproep':

  • Bewijs dat men in overeenstemming is met de verplichtingen inzake sociale zekerheid
  • Bewijs dat men in overeenstemming is met de fiscale verplichtingen
  • Bewijs van financiële toestand en van het feit dat men zich niet in een toestand van faillissement bevindt

De geldigheidsduur van deze documenten wordt bewust voldoende lang genomen. Zo kunnen documenten die verkregen zijn in het kader van andere aanbestedingen ook gebruikt worden voor de Open Oproep procedure. Per document geeft u de vermelde datum van uitgifte in. Als de geldigheidstermijn van deze documenten is verstreken, ontvangt u een herinneringsmail .

Wijzigingen bij het indienen van de offerte

Digitaal indienen van het offertemateriaal

Vanaf Open Oproep 37 wordt het in te dienen materiaal rechtstreeks opgeladen in ‘Mijn Open Oproep’. Naast het offerteformulier en de visiebundel worden ook de begeleidende afbeeldingen, teksten en rekenbladen mee opgeladen.

Bijkomende verplichting van het UEA

Bij het indienen van de offerte moet ook een projectspecifiek UEA worden opgeladen (het model hiervan wordt aangeleverd in het projectdossier). Hierin verklaart het ontwerpbureau of de tijdelijke vereniging in orde te zijn met alle administratieve voorwaarden. Het UEA moet, in geval van een tijdelijke vereniging, worden opgemakt door alle bureaus in de tijdelijke vereniging.

Andere wijzigingen in Mijn Open Oproep

Overzicht van inschrijvingen, selecties en gunningen

‘Mijn Open Oproep’ geeft nu een overzicht van de verschillende kandidaturen, selecties en gunningen. Bij het inloggen krijgen ontwerpers meteen een overzicht: of er nog documenten moeten worden ingediend en wat de verschillende deadlines zijn voor het indienen van de offertes waarvoor men geselecteerd is.

Beheren van de webpagina’s door de ontwerpteams

Het Team Vlaams Bouwmeester werkt reeds geruime tijd aan het vervolledigen van het online Open Oproep archief. Geselecteerde ontwerpteams kunnen nu zelf hun afbeeldingen opladen en beheren op de webpagina met de ontwerpvisies (‘gunning’) en de realisatiepagina,. Dit gedeelde beheer zorgt voor een kwalitatief en up-to-date archief en biedt de mogelijkheid voor ontwerpteams om naar deze pagina’s te verwijzen als online referentieproject.

Aanpassingen aan de GDPR

Verder hebben we de online toepassing conform de GDPR gemaakt. Zo kunnen ontwerpteams en het Team Vlaams Bouwmeester op beide oren slapen als het aankomt op de persoonsgegevens die worden ingegeven op de website.

Online to do’s voor de ontwerpteams

  1. Nakijken van de gegevens van het bureau
    Omdat het land waar het ontwerpteam gevestigd is, bepaalt welke documenten moeten worden opgeladen, is het belangrijk om de adresgegevens van het ontwerpteam na te kijken en correct in te vullen.
  2. Het ondernemingsnummer is een nieuw en verplicht veld bij de contactgegevens. Dit ondernemingsnummer hebben we nodig om de documenten van de Belgische bureaus op te vragen bij de kruispuntbank van Ondernemingen.
  3. Teams die gevestigd zijn buiten België laden de documenten op waaruit blijkt dat men aan de administratieve voorwaarden voldoet.
  4. Indien men zich kandidaat wenst te stellen voor de Open Oproep dient men het UEA op te laden. In de handleiding kan u meer informatie vinden over de manier waarop.